Tantangan
Elizabeth International adalah kampus perhotelan dan bisnis di Bali. Lulusannya disiapkan untuk langsung masuk industri, sehingga kegiatan kampus tidak berhenti di ruang kelas: ada penempatan magang, penilaian dari perusahaan tempat magang, sampai prosesi wisuda.
Kebutuhan sebanyak itu biasanya tumbuh satu per satu dan berakhir sebagai aplikasi yang berdiri sendiri. Data mahasiswa diketik ulang di tiap sistem, dan tidak ada satu tempat yang bisa dipakai manajemen untuk melihat keseluruhannya.
Pendekatan Kami
Sistem akademik kami jadikan pusat data civitas akademika, lalu modul lain menempel padanya: penerimaan mahasiswa baru di hulu, e-learning di tengah, dan sistem wisuda di hilir. Satu identitas mahasiswa dipakai di seluruh alur, jadi tidak ada pengetikan ulang antar bagian.
Akses e-learning sengaja dibuka bukan hanya untuk trainer dan mahasiswa, tapi juga untuk kepala bidang dan perusahaan tempat magang. Pihak industri berada di dalam sistem yang sama dengan kampus, bukan di kanal terpisah.
Mail server dipasang menyatu dengan sistem akademik, sehingga setiap civitas punya identitas email kampus yang dikelola dari tempat yang sama dengan data akademiknya.
Hasil
Elizabeth International kini menjalankan satu alur utuh di atas sistem yang saling terhubung, mulai dari calon mahasiswa mendaftar sampai namanya dipanggil pada prosesi wisuda.
Pembayaran juga tidak berhenti sebagai catatan transaksi. Karena tersambung ke sistem akunting, tagihan dan penerimaan langsung terbaca sebagai pembukuan tanpa rekap manual di akhir periode.